Encaisser en magasin avec la Caisse
La Caisse transforme n'importe quelle tablette ou n'importe quel
ordinateur en point de vente. Elle travaille sur le même catalogue, le
même stock et les mêmes commandes que votre boutique en ligne : un
article vendu au comptoir sort du stock en ligne à l'instant, et la vente
apparaît dans vos commandes comme les autres.
Créer votre première caisse
Rendez-vous dans Ventes & CRM › Caisses › Gestion des
caisses, puis cliquez sur Nouvelle caisse.
L'assistant vous guide en quatre étapes.
1. Identité
Le nom que verra le caissier en haut de son écran — « Caisse 1 », « Comptoir
principal ». Choisissez le type : une caisse pour un employé, une
borne pour un poste en libre-service.
2. Accès caissier
C'est l'étape à ne pas négliger. Vous y choisissez un identifiant court
(« a1 », « comptoir ») qui devient l'adresse de votre caisse :
votreboutique.com/pos/a1.
C'est cette adresse que vous donnerez à votre employé.
Sans elle, la caisse ne s'ouvre que depuis votre administration — et un
employé ne peut pas y accéder.
3. Catalogue
Les catégories proposées sur cette caisse. Ne rien cocher expose tout votre
catalogue, ce qui convient à la plupart des commerces. Restreindre est utile
quand une caisse ne sert qu'un rayon.
4. Encaissement
Les moyens de paiement acceptés au comptoir : espèces, chèque, virement,
avoir. Ne rien cocher accepte tous les moyens actifs de votre boutique. Le
premier coché devient celui proposé par défaut — mettez les espèces en premier
si c'est votre cas le plus fréquent.
Donner l'accès à un employé
Un employé n'a pas besoin d'un compte marchand, et il ne doit surtout pas
en avoir un : il verrait votre catalogue, vos commandes et vos réglages.
Allez dans Configuration › Accès, cliquez sur
Inviter un membre, saisissez son adresse e-mail et choisissez
son rôle :
- Caissier — il encaisse sur une caisse déjà ouverte :
recherche d'articles, scan, ticket, encaissement, impression. Il ne rembourse
pas, n'ouvre ni ne clôture la caisse, et ne voit pas votre chiffre
d'affaires. - Responsable de caisse — tout ce que fait un caissier, plus
l'ouverture et la clôture (rapport Z), les remboursements et la console
d'activité.
Ni l'un ni l'autre n'a accès au reste de votre administration. S'il a
déjà un compte client chez vous, il est ajouté immédiatement ; sinon il reçoit
une invitation par e-mail.
La journée type
Ouvrir la caisse
Avant la première vente, comptez la monnaie présente dans le tiroir et
saisissez ce fond de caisse. Sans lui, le comptage du soir se
comparerait à un chiffre qui ignore la monnaie du matin.
Encaisser
Cherchez un article, scannez son code-barres, ou touchez sa vignette. Les
articles à déclinaisons (taille, couleur) ouvrent le choix avant d'entrer au
ticket. Choisissez le moyen de paiement, saisissez le montant remis — la
monnaie à rendre s'affiche — et validez. Le ticket s'imprime.
Mettre un client de côté
Un client s'absente chercher un article ? Mettre en attente
libère la caisse pour le suivant. Vous reprenez son ticket ensuite, sans rien
ressaisir.
Clôturer
En fin de journée, comptez le tiroir et saisissez le montant. La caisse
affiche l'écart entre ce que vous avez compté et ce qu'elle attendait, et
produit le rapport de session : encaissements, ventilation par
moyen de paiement, nombre de ventes.
Suivre votre activité
État des caisses répond à « où en sont mes caisses
maintenant » : lesquelles sont ouvertes, depuis quand, combien dans chaque
tiroir, et les encaissements du jour par employé.
Activité des caisses répond à « comment tourne mon
magasin » : chiffre d'affaires sur une période, panier moyen, articles les
plus vendus, comparaison entre vos caisses et avec votre boutique en ligne.
Questions fréquentes
Faut-il un matériel particulier ?
Non. Un navigateur suffit — tablette, ordinateur portable ou fixe. Une
douchette code-barres USB fonctionne sans réglage : elle se comporte comme un
clavier. L'impression passe par votre imprimante habituelle.
Le stock est-il partagé avec ma boutique en ligne ?
Oui, et c'est tout l'intérêt. Une vente au comptoir décrémente le stock
en ligne immédiatement, et inversement. Le dernier article ne peut pas être
vendu deux fois.
Mon employé voit-il mes commandes et mes chiffres ?
Non. Un caissier ne voit que sa caisse et les ventes de sa propre session.
Le chiffre d'affaires, les commandes en ligne et les réglages restent à
vous.
Que se passe-t-il si un client revient avec son ticket ?
Retrouvez la vente dans Mes ventes : vous pouvez
réimprimer le ticket ou l'envoyer par e-mail. Le remboursement, lui, demande
le rôle Responsable de caisse.
Puis-je avoir plusieurs caisses ?
Le nombre de caisses dépend de votre formule. Chaque caisse a sa propre
adresse, sa propre session et son propre rapport de clôture : vendre sur l'une
n'affecte pas le tiroir de l'autre.
Et si je ferme le navigateur par erreur ?
Rien n'est perdu. Le ticket en cours et la session de caisse sont
conservés : rouvrez l'adresse de la caisse et reprenez où vous en étiez.